BERANDAPOST.COM, PENAJAM – Sekretaris Daerah (Sekda) Penajam Paser Utara (PPU), H Tohar, membuka secara resmi rapat koordinasi (Rakor) pengawasan kearsipan internal Kabupaten PPU. Kegiatan ini berlangsung dalam Aula Lantai I Kantor Bupati PPU, Senin (14/10/2024).
Giat ini bertujuan sebagai tindak lanjut dan evaluasi hasil pengawasan kearsipan internal Kabupaten PPU Tahun 2024. Direktur Kearsipan Daerah I Arsip Nasional RI Hilman Rosmana, serta Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispusip) Kabupaten PPU Yusuf Basra turut menghadiri. Tampak juga para pejabat lingkungan Pemkab PPU.
Dalam arahannya, Tohar menyampaikan bahwa pengelolaan kearsipan sangat memerlukan kesadaran terhadap penerbitan produk arsip.
“Jangankan berkas yang puluhan tahun, yang mingguan saja yang nyata-nyata kita terbitkan. Kita perintahkan untuk mencari berkas pada jam 8 pagi., syukur-syukur bisa ketemu berkasnya jam 12 siang,” ujarnya, menunjukkan pentingnya pengelolaan arsip yang efektif.
Pengawasan kearsipan berfungsi untuk menilai kesesuaian antara penyelenggaraan kearsipan dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan. Tujuannya adalah untuk mewujudkan pengelolaan arsip yang lebih baik dan tertib.
Beberapa aspek yang menjadi penilaian dalam pengawasan kearsipan mencakup penciptaan arsip, pemberkasan, dan penataan arsip aktif. Selain itu, program arsip vital, pengolahan dan pelaporan arsip terjaga, pengolahan arsip inaktif, pemeliharaan arsip inaktif, layanan dan akses arsip dinamis, serta penyusutan juga menjadi fokus.
Umumnya, melakukan pengawasan kearsipan dengan metode observasi ke lapangan oleh arsiparis atau pengelola arsip. Dengan cara ini, mereka dapat memastikan bahwa telah mengikuti setiap aspek dengan benar.
PERAN PENTING ARSIPARIS
Lebih lanjut, Tohar menekankan bahwa arsiparis memegang peran penting dalam mengelola arsip pemerintahan. Ia menegaskan bahwa ingatan manusia sangat terbatas. Oleh karena itu, pengelolaan arsip yang baik dapat membantu menyelesaikan berbagai persoalan, terutama yang berkaitan dengan publik.
Tohar kemudian memberikan contoh bahwa ketika pemerintah telah menerbitkan naskah suatu perencanaan, maka harus menyimpan dokumen tersebut, serta menjaganya agar tidak hilang dan tetap terawat. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa pemerintah dapat meninjau dokumen tersebut pada masa depan mendatang.
“Sebenarnya, ini ilmu yang sangat dasar jika kita belajar administrasi perkantoran. Saya tidak terlalu khawatir dengan hasil penilaian karena mungkin ini adalah langkah awal. Namun, dari langkah awal ini, kita harus terus melakukan perbaikan,” tegas Tohar, menekankan komitmennya terhadap peningkatan kinerja.